Privacyverklaring Den Zuuten Ienval
De Groesbeekse toneelvereniging Den Zuuten Ienval, Van Nispenstraat 14, 6561BG te Groesbeek, gebruikt persoonsgegevens om te functioneren als vereniging, binnen haar doelstellingen zoals omschreven in de statuten en om toneelvoorstellingen te kunnen opvoeren in zaal De Sleutel, Bredeweg 71 te Groesbeek. De vereniging is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 09127734 , hierna te noemen: ´de vereniging´.
Leden en bezoekers van onze vereniging delen, al dan niet bewust, persoonsgegevens met ons. Wij willen zorgvuldig omgegaan met deze persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet hoe wij met persoonsgegevens omgaan en welke rechten betrokkenen hebben. Deze gegevens worden behandeld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Indien u vragen heeft naar aanleiding van onze privacyverklaring, stelt u ze dan gerust per e/mail aan: info@denzuutenienval.nl.
In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.
| Doel | Welke persoonsgegevens | Grondslag | Bewaartermijn | Ontvangers |
| Administratie (aspirant-) leden ten behoeve van het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst en informatie / uitnodigingen. | Voor/ en achternaamAdresPostcodeWoonplaatsTelefoonnummerGeboortedatumMobiel nummerE-mailadres | Uitvoering van de overeenkomst | Indien je lid bent, gedurende de looptijd van de overeenkomst | Gemeente Bond voor amateurtoneel (viering jubilea, oorkondes e.d.).’ |
| Ter benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie, een bijzondere gebeurtenis of historisch onderzoek. | Voor/ en achternaamAdresPostcodeWoonplaatsTelefoonnummerGeboortedatumMobiel nummerE-mailadres | Toestemming | De gegevens van oud-leden worden bewaard tenzij verzocht wordt deze te verwijderen. | NVT |
| Financiële ledenadministratie | Voor/ en achternaam Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer Geboortedatum Mobiel nummer E-mailadres Bankgegevens Betaalgegevens |
Uitvoering van de overeenkomst | Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna Daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. |
Bank |
| Publicatie foto´s of filmfragmenten van leden op de website en in de (social) media ter promotie van de voorstellingen | Foto´s en filmbeelden van repetities en uitvoeringen waarop leden en medewerkers herkenbaar zijn. | Toestemming | Zolang als de toestemming door een desbetreffend lid niet is ingetrokken. |
Websiteprovider o.b.v. verwerkersovereenkomst Lokale huis aan huisbladen en lokale omroep (tv- pagina). |
| Administratie donateurs | NaamAdresWoonplaatsPostcodeE-mailadresTelefoonnummer GeboortedatumIBAN-nummer |
Uitvoering van de overeenkomst | Tot opzegging donateurschap | Bank Websiteprovider o.b.v. verwerkersovereenkomst |
| Administratie reserveringen | Naam Adres Postcode Plaats Telefoonnummer E-mailadresRolstoelgebruik |
Uitvoering van de overeenkomst | Twee jaar na reservering | Websiteprovider o.b.v. verwerkersovereenkomst |
| Eventuele informatieve mailings bezoekers | Naam Adres Postcode Plaats Telefoonnummer E-mailadres |
Bij wet bepaald. Direct Marketing doelen in verband met bezochte voorstellingen. Dit als uitzondering binnen de AVG. |
Maximaal twee jaar na laatste reservering. | Websiteprovider o.b.v. verwerkersovereenkomst |
Beheerd door wie en waar
De gegevens zijn te raadplegen door die personen binnen de vereniging die een functie hebben in het functioneren van de vereniging en de kaartverkoop. Dat is altijd een verantwoordelijk bestuurslid.
- ·De persoonsgegevens van de leden worden beheerd door de secretaris en voor het financiële deel door de penningmeester. Deze gegevens zijn deels op papier aanwezig en deels als bestand; de bestanden zijn opgeslagen op de privé-computers van de functionarissen die de betreffende functies vervullen.
- ·Een algemeen bestuurslid is verantwoordelijk voor het met toestemming plaatsen van foto- of filmbeelden op de website.Het beeldmateriaal is in beheer bij dit bestuurslid. Van al het materiaal is tenminste een kopie aanwezig bij de penningmeester. Het bestuurslid ie ook verantwoordelijk voor het insturen van fotomateriaal naar (social-) media.
- ·Alle leden ontvangen per productie een foto-CD en film van de voorstelling. De leden en medewerkers in beeld hebben allen toestemming verleend voor het herkenbaar in beeld zijn. In het huishoudelijk reglement van de vereniging is het voor leden verboden om kopien van de foto- of filmbeelden te verstrekken aan derden.
- ·Een algemeen bestuurslid is verantwoordelijk voor de actualiteit van de donateursadministratie. Binnen het financiële pakket van de bank wordt deze administratie bijgehouden.
- ·De voorzitter is verantwoordelijk voor het verwerken van de reserveringen. Reserveringen via de website en telefonische reserveringen worden handmatig verwerkt in een reserveringsoverzicht.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Zonder uw toestemming verstrekt de Vereniging uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst die de Vereniging met u heeft, tenzij de Vereniging wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. In bovenstaande tabel is dit in de laatste kolom aangegeven.
Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
U heeft het recht de Vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de Vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de Vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de Vereniging hebben ontvangen.
Beveiliging persoonsgegevens
De Vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Minderjarige leden
Indien een minderjarige lid wil worden van onze Vereniging, dan dient hiertoe expliciete toestemming van de ouder of voogd te worden overlegd en worden er ook gegevens van de ouder of voogd geregistreerd. Ook vragen we ouders om toestemming voor het eventueel plaatsen van foto´s van de minderjarigen op de website of (social) media.
Links naar andere websites
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van de Vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De Vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.
Wijziging van het privacy beleid
De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. De Vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
Behandeling datalek
Er is sprake van een datalek als iemand persoonsgegeven in handen heeft die daartoe niet gerechtigd is; dat kan variëren van een geprinte ledenlijst tot een fout ontvangen email. Een datalek moet worden gemeld bij de secretaris, die nagaat wat er is gelekt, wat consequenties voor personen kunnen zijn, welke maatregelen kunnen worden genomen om het te herstellen en/of voortaan te voorkomen en of het moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vastgesteld door het bestuur van Den Zuuten Ienval dd. 25/05/2018.